Une société de service d’hôtesses d’accueil, doit gérer la prise de fonction de plusieurs centaines de personnes chez ces clients et doit être très réactive en cas de retard, de maladie, de problème de transport, panne de réveil, de voiture…
Pour réaliser ce suivi, l’hôtesse en prestation chez le client devait appeler le standard de la société (2 à 3 personnes) et les informer qu’elle avait prise sa mission (celle-ci étant notée par une standardiste sur un cahier de présence).
Les inconvénients étaient multiples: Pas de contrôle de la présence réelle de l’hôtesse sur le site du client, pas de contrôle réel de l’heure de prise de mission, suivi très difficile des retards, peu ou pas de possibilité d’anticiper, pour le gestionnaire, l’appel du client pour le prévenir, reprise manuelle des cahiers journaliers pour réaliser des tableaux de bord, …
La solution Discofone
Nous avons mis en place derrière le PABX de cette Société une solution vocale avec une application spécifique réalisant les fonctionnalités suivantes :
- Accueil téléphonique de l’appelante, avec identification du lieu de l’appel (via lien CSTA) et du code de la mission (Codes en Fréquence Vocale tapés par l’hôtesse).
- Suivi en temps réel des retards de prise de mission (Visualisation au niveau du standard et des gestionnaires).
- Gestion des retards prévenus (problème de transport, maladie, …).
- Envoi d’un mail d’alerte au gestionnaire de la mission en cas de retard après une durée définie (10 minutes par exemple).
- Réalisation d’un journal de bord journalier des prises de mission, exportable vers les gestionnaires pour la réalisation de statistiques et le suivi des missions et des hôtesses.
- Programmation et planification des missions par l’administrateur.
Conclusion
L’analyse du métier et des besoins de cette Société nous a permis de proposer la solution la plus adaptée qui a apportée les bénéfices suivants:
- Centralisation de la gestion des missions et exploitation informatiques des résultats.
- Disponibilité du système 24h sur 24 et 7 jours sur 7 ( plus besoins de disposer de personnel au standard à 7 h le matin ou le samedi.
- Amélioration de la qualité de service offerte au client final par le contrôle en temps réel des prises de missions.
- Suivi et alerte en temps réel pour les gestionnaires de missions.
- Contrôle de la ponctualité des hôtesses
A ce jour la Société de service qui nous a fait confiance, a amélioré la qualité de services auprès de ces clients et dispose d’un outil de gestion de son personnel très performant. Le retour sur investissement de ce système se réalise sur une durée de 6 à 8 mois.
Badg...léphonique
