Les clients (médecins par exemple) d’une société de Télé Secrétariat, renvoient leur numéro d’appel vers la société de service sur un numéro de téléphone qui leur est personnel (ce qui permet l’identification du médecin). Lorsqu’un patient appelle son médecin, par exemple, son appel arrive à la société de Télé Secrétariat sur un numéro bien identifié, à ce niveau le patient doit être accueilli de façon personnalisé (Cabinet du docteur Dupont , bonjour, ….) .
L’ action principale réalisée par le personnel d’accueil est la prise d’un Rendez Vous. Pour cela, l’ouverture d’un agenda ou la montée d’une fiche peut être nécessaire. Dans certain cas, il est important de joindre le médecin téléphoniquement sur son portable, de lui envoyer un mail ou un SMS.

Nous mettons en place derrière le PABX de la Société de Télé Secrétariat une solution vocale avec une application spécifique réalisant les fonctionnalités suivantes :
Identification (N° SDA) du cabinet de médecin demandé.
Gestion des horaires d’ouverture et jours fériés pour la Société de Télé Secrétariat et pour chaque entité gérée.
Accueil téléphonique personnalisé de l’appelant (possibilité de diffuser un message d’accueil vocal pré enregistré).
Transfert de l’appel vers un télé-acteur libre et compétent.
Possibilité de gestion de file d’attente.
Possibilité de répondeur simple ou de répondeur enregistreur ( avec notification par mail).
Réalisation d’un journal de bord des appels , exportable vers les gestionnaires pour la réalisation de statistiques.
Possibilité d’ouverture d’agenda ou de montée de fiche.
Possibilité de joindre le médecin téléphoniquement ou de lui envoyer un message écrit (Mail ou SMS), fonction Annuaire Multimédia.

Le produit Discofone offre, aux sociétés de Télé Secrétariat, une solution performante. Elle permet d’assurer 24H/24 et 7 jours sur 7 un accueil personnalisé de qualité et une gestion optimisée des appels avec une augmentation de la productivité et des performances des Télé-acteurs.
Cette solution permet aussi de disposer d’un outil de gestion statistique des appels traités.